Новый методический материал Службы государственных доходов «Оплачиваемые работодателем расходы на питание, лечение и мобильность сотрудников» был подготовлен 2 июля 2025 года.

 

Он призван помочь работодателям в расчете подоходного налога с населения (ПНН), обязательных взносов государственного социального страхования и подоходного налога с предприятий (ПНП), если они оплачивают расходы на питание, лечение и содействие мобильности сотрудников, предусмотренные в коллективном трудовом договоре.

Цель и основные виды расходов

Сводная таблица видов расходов на питание, лечение и мобильность работников

Вид расходов	Цель	Допустимые расходы
Расходы на питание	Улучшение условий труда и стимулирование занятости	Приобретение продуктов питания, готовой еды, безалкогольных напитков.
Расходы на лечение	Содействие охране здоровья, повышение производительности и уровня благосостояния	Виды медицинских расходов, которые могут быть включены в обоснованные расходы налогоплательщика по использованию медицинских и лечебных услуг согласно пункту 2 части первой статьи 10 закона о подоходном налоге. Работник не может включать эти расходы, оплаченные работодателем, в свою годовую декларацию. Льгота применяется независимо от приобретения полиса медицинского страхования. При этом сами расходы на приобретение полиса не учитываются в установленном лимите.
Расходы на мобильность	Повышение доступности рабочей силы и стимулирование мобильности работников	Расходы, связанные с переездом работника на новое место жительства (транспортные расходы, расходы на перевозку имущества и др.). Расходы на проживание (гостиницы, хостелы, служебные общежития, аренда жилья и др.). Транспортные расходы (билеты на общественный транспорт, расходы на топливо, использование такси и др. для поездок между местом жительства и работой).

Льготы установлены согласно частям 15, 16, 17 и 18 статьи 8 закона «О подоходном налоге с населения».

Напомним об их положения.

Максимальный размер льготы по ПНН установлен как общая сумма расходов на всех сотрудников в год (а не конкретная сумма на одного сотрудника). Это позволяет работодателю действовать гибко и содействовать мобильности сотрудников шире по своему усмотрению и конкретным потребностям работников. Например, если одному сотруднику требуется оплатить расходы, превышающие 700 евро в год (например, в связи с переездом), а другому — меньшие расходы (например, 400 евро в год на транспорт), работодатель может оплатить первому сотруднику и более значительные расходы, при условии, что общая сумма расходов на всех сотрудников за год не превышает установленный лимита.

Расчет среднего числа сотрудников: Среднее количество сотрудников рассчитывается в соответствии с Законом о годовых отчетах и консолидированных годовых отчетах. Используется среднее количество сотрудников, указанное в годовом отчете, представленном в СГД за год, предшествующий таксационному.

Условия для применения льготы работодателем: Работодатель может применить освобождение от ПНН, если он соответствует следующим условиям:

• Общая сумма расходов на всех сотрудников (питание, лечение, переезд, проживание, транспорт) не превышает 5% от годового общего фонда брутто-зарплаты работодателя.
• Нанимает не менее шести сотрудников.
• Не имеет налоговых (пошлинных) задолженностей, включая задолженности по обязательным взносам государственного социального страхования, которые в сумме превышают 150 евро. Исключение составляют случаи, когда налоговые обязательства по решению СГД продлены, разделены на сроки, отложены или повторно разделены на сроки, или в отношении которых заключено соглашение.
• В течение последних двух таксационных лет не был признан виновным в следующих нарушениях на основании вступившего в силу и не подлежащего обжалованию решения компетентного учреждения или суда:
  • Наем граждан или подданных государств, не являющихся членами Европейского союза, если они незаконно находятся на территории государств-членов ЕС.
  • Наем лица без письменно заключенного трудового договора, если в установленный налоговыми нормативными актами срок не поданы сведения о получении статуса работника.
  • Нерасследование или сокрытие несчастного случая на производстве в соответствии с требованиями нормативных актов, если в результате этого несчастного случая работнику были причинены тяжелые нарушения здоровья или наступила смерть.
• Осуществлял хозяйственную деятельность не менее одного полного календарного года до таксационного года, в котором начинает применять освобождение в отношении сотрудников.
• Не объявлен процесс неплатежеспособности, его хозяйственная деятельность не приостановлена, и он не находится в процессе ликвидации.
• Хранит соответствующие внешние оправдательные документы, подтверждающие расходы. Для применения освобождения от ПНН наличие коллективного договора является обязательным.

Последствия несоблюдения условий: Если условия не соблюдаются, сумма расходов включается в облагаемую базу по ПНП в декларации за последний месяц отчетного года как расходы, не связанные с хозяйственной деятельностью. Если работодатель применял освобождение от ПНН, но перестал соответствовать какому-либо из критериев, освобождение применяется с начала года до месяца, в котором работодатель соответствовал критериям (пропорционально количеству месяцев).

 

Организации, не имеющие права на льготу: Освобождение не применяется, если работодателем является:

• государство.
• самоуправление.
• публичное лицо.
• публично-частное капитальное общество.

 

Обязанности работодателя:

1. Определить порядок покрытия расходов, предусмотренных в коллективном договоре.
2. Следить за соблюдением установленной общей суммы расходов на всех сотрудников.
3. Хранить соответствующие внешние оправдательные документы в соответствии с требованиями нормативных актов. Эти документы должны содержать однозначно понятную информацию о том, какие расходы были оплачены работодателем, и позволять проверить, соответствуют ли фактически оплаченные расходы перечню расходов, указанных в законе «О подоходном налоге с населения». Они также должны обеспечивать возможность для квалифицированного лица однозначно идентифицировать суть хозяйственной операции и проследить ее ход. Выписка с банковского счета используется только как оправдательный документ для отражения платежей в бухгалтерских регистрах.
4. Определить порядок учета расходов.
5. Учитывать общие расходы на всех сотрудников, чтобы соблюдать максимальный размер установленной льготы.

Представлять в СГД сообщение о выплаченных физическому лицу суммах за оплаченные работодателем расходы на питание, лечение, переезд, проживание и транспорт, предусмотренные коллективным трудовым договором, с выделением информации отдельно по каждому виду расходов.

Материал содержит иллюстративные таблицы, схемы и примеры с расчетами допустимых сумм льготы.

Вот описание примеров 2 и 3:

1. Пример 2: Расходы на питание
   • Работодатель заключил коллективный договор, предусматривающий оплату расходов на питание сотрудников. Среднее число сотрудников в 2024 году – шесть. Максимальная льгота по ПНН на 2025 год: 6 * 700 евро = 4200 евро. Работодатель заключил дополнительное соглашение с поставщиком услуг питания, который предоставляет ежедневное предложение на 5 евро.
   • Действия: Работодатель ведет учет расходов на питание на основании счетов от поставщика.
   • Результат: Если в декабре 2025 года будет превышена общая сумма льготы, сумма превышения включается в декларацию по ПНП за декабрь как расходы, не связанные с хозяйственной деятельностью, и облагается ПНП.
     
2. Пример 3: Расходы на питание и транспортные расходы, связанные с хозяйственной деятельностью работодателя
   • У работодателя 13 сотрудников. Коллективный договор предусматривает компенсацию только расходов на питание (до 645 евро на сотрудника в год). Среднее число сотрудников в 2024 году – 13. Максимальная льгота по ПНН на 2025 год: 13 * 700 евро = 9100 евро. Фактически примененная льгота составила 8385 евро. Дополнительно, из-за специфики сменной работы и отсутствия общественного транспорта, работодатель оплачивает сотрудникам поездки на такси от дома до работы и обратно после каждой ночной смены.
   • Особенности: Расходы на такси, если они необходимы для обеспечения хозяйственной деятельности и не могут быть персонифицированы, не облагаются налогом на заработную плату (ПНН для работника) и не включаются в облагаемую базу по ПНП работодателя. Они считаются расходами хозяйственной деятельности работодателя.
   • Отчетность: Работодатель до 1 февраля следующего года подает сообщение о выплаченных физическим лицам суммах, указывая для каждого сотрудника вид расхода с кодом 3069 (расходы на питание).